Erros comuns no Departamento Pessoal

Você sabe quais são alguns dos erros mais comuns que acontecem no Departamento Pessoal de uma empresa?

É normal que, por estarem encarregados de inúmeras exigências e processos burocráticos, os profissionais de contabilidade que atuam no Departamento Pessoal acabem incorrendo algum tipo de falha. 

Mas, afinal, qual a função e as responsabilidades do Departamento Pessoal? De maneira simplificada e direta, o DP é um setor empresarial responsável pela gestão de pessoas.

A área é responsável também pelas demandas burocráticas que visam garantir questões legais e éticas envolvendo as pessoas contratadas, certificando a relação empresa-colaboradores. Com isso , o DP é encarregado de administrar  questões como folha de pagamento, férias e licenças, pois são fatores que dizem respeito aos funcionários da empresa e às leis trabalhistas.

#Curiosidade O Departamento Pessoal é regido pelo Ministério do Trabalho, pelas Consolidações das Leis Trabalhistas e pelo sindicato dos profissionais.

O profissional do Departamento Pessoal, então, atua como “ponte” entre o empregado e o empregador, assegurando a legalidade das relações entre as partes.

Sendo assim, não é surpresa dizer que o Departamento Pessoal carrega consigo uma relevância enorme para o funcionamento e para a integridade de uma empresa, sendo esse um dos motivos que ratifica a necessidade deste setor ter atenção redobrada quando fala-se sobre atender às regras legais. 

Pensando nisso, trouxemos aqui alguns dos erros comuns que são cometidos pelo DP, com o objetivo de ajudar os profissionais que atuam nessa área tão importante a estarem atentos aos principais pontos críticos e evitar possíveis falhas.

1. Erros processuais e de prazo

É fundamental que todas as demandas, regras e prazos do DP estejam sempre organizados e pré estabelecidos conforme as regras legislativas e as respectivas periodicidades.

Por isso, para evitar problemas de atrasos, de retrabalhos ou de não cumprimento das obrigações legais - como por exemplo não realizar o depósito mensal do FGTS -  é necessário que a equipe do setor efetive formas de estruturação de todas as demandas.

A construção de cronogramas diários, semanais, mensais e até mesmo anuais pode ser relevante. 

#SaibaMais No Instagram da Projetus TI (@projetusti) você pode conferir atualizações mensais dos prazos fiscais, que também são atualizados aqui no Calima Informa - com disponibilização de calendários visuais e informações importantes. Confira os prazos e obrigações mensais de novembro.

Um bom Departamento pessoal está sempre com suas tarefas definidas, prazos e documentações registrados. 

2. Erros na gestão de documentos

Seja por desorganização ou por uso de sistema obsoletos, erros na administração dos documentos do DP são recorrentes e podem causar diversos problemas judiciais para a empresa. 

Pensando nisso, mapear e documentar todas as ações do setor é algo de suma importância. 

Um exemplo comum de falhas documentais são os erros na Folha de Ponto, responsável pelo acompanhamento da jornada de trabalho dos colaboradores. 

É fundamental que o DP mapeie e organize os horários de entrada, saída, almoço e horas extras dos funcionários, e isso reitera a importância de manter a gestão e o  controle dos documentos do departamento organizados. 

 Confira materiais que possam te ajudar: 

• Manual do Departamento Pessoal
• 48 Documentos do departamento pessoal que você precisa guardar   

3. Erros legislativos

Sabe-se que a Legislação Trabalhista, as Convenções Coletivas, a Tributação e o relacionamento com as Entidades Governamentais estão constantemente em mudanças e atualizações.  

Por isso, consultar e estar em dia com a legislação, com manuais de obrigações acessórias e com documentos legais deve ser prioridade para os profissionais do Departamento Pessoal de uma empresa.

Estar em dia com as informações legislativas é primordial para tomada de decisões estratégicas nas empresas. E, graças à internet e às plataformas digitais, o acesso a essas atualizações é facilitado em sites, fóruns e até mesmo em redes sociais. 

#SaibaMais No Instagram, a conta @lefiscoficial traz informações atualizadas e recorrentes sobre leis contábil, fiscal, previdenciária e trabalhista.

4. Erros Manuais

Ainda é comum encontrar empresas que utilizam processos manuais para fazer controles no Departamento Pessoal, efetivando  registro de ponto, folha de pagamento, benefícios, gestão de jornada de trabalho e outros tópicos “a mão”.

Práticas manuais são um dos fomentadores de problemas no Departamento Pessoal, uma vez que o processo se torna mais cansativo, burocrático e meticuloso. Hoje, entretanto, existem soluções para o método manual, podendo ser substituídos  por sistemas ou softwares especializados para esse tipo de atividade. 

Com os recursos digitais é possível acelerar e padronizar esses processos e, sobretudo, garantir maior segurança. Como resultado a empresa se torna mais produtiva como um todo e os trabalhos processuais no Departamento Pessoal são descomplicados. 

#SaibaMais Com o Calima ERP Contábil, você tem acesso aos módulos Fiscal, Contábil, Folha de Pagamento, Depreciação, Honorários e Protocolos em um sistema 100% WEB. Com a Folha de Pagamento do Calima é possível realizar o cálculo e geração das obrigações relacionadas ao Departamento Pessoal.

 5. Erros de Comunicação

Um dos problemas mais graves que podem acometer o Departamento Pessoal e, consequentemente, toda a empresa, são as falhas de comunicação. 

A falta de transparência dentro do próprio DP bem como a ausência de troca de informações importantes com outros setores da empresa podem levar a inúmeros problemas sistêmicos e também gerar desconfiança e falta de conhecimento dos colaboradores. 

Uma boa empresa deve ser composta de setores que se comunicam bem entre si e promovem uma boa comunicação interna em suas respectivas áreas. Assim, é de extrema importância que o Departamento Pessoal construa práticas de comunicação efetivas.

O uso de canais digitais de comunicação é uma boa solução para manter todas as partes integradas dos assuntos, além disso organizar reuniões internas e externas para divulgar resultados também deve estar no topo da lista de práticas essenciais.